1. Главная
  2. Положение об обработке и защите баз персональных данных, которыми располагает и пользуется продавец

Положение об обработке и защите баз персональных данных, которыми располагает и пользуется продавец

Содержание

  1. Общие понятия и область применения.
  2. Перечень баз персональных данных.
  3. Цель обработки персональных данных.
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщение о правах и действиях с персональными данными субъекта.
  5. Расположение баз персональных данных.
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и / или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.
  8. Права субъекта персональных данных.
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.
  10. Государственная регистрация баз персональных данных.

1. Общие понятия и область применения.

1.1. Определение терминов:

база персональных данных - именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и / или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо - назначенное лицо, которое организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом;

пользователь базы персональных данных - физическое или юридическое лицо:

  • которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных;
  • которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных - единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных - справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных;

примечание к определению об общедоступных источниках персональных данных - к общедоступным источникам персональных данных не относятся социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъекты оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных - любое добровольное документированное решение физического лица, которое дает право на обработку персональных данных этого лица в соответствии со сформулированной целью;

обезличивание персональных данных - изъятие сведений, по которым можно идентифицировать субъекта персональных данных;

обработка персональных данных - действие или совокупность действий, которые полностью или частично осуществляются в информационной (автоматизированной) системе и / или в картотеке персональных данных, и связанные со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием, распространением (реализацией, передачей), обезличиванием и уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные - сведения о физическом лице, которое идентифицировано или может быть идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому решением владельца базы персональных данных или законом предоставляется право обрабатывать эти данные;

примечание к определению о распорядителе базы персональных данных - лицо, которому владелец и / или распорядитель базы персональных данных поручил осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к их содержанию, не является распорядителем базы персональных данных;

субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо - любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которой владелец или распорядитель базы данных согласно закону передает персональные данные;

особые категории данных - персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни.

1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, непосредственно осуществляющих обработку и / или имеющих доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных.

2.1. Продавец является собственником следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных.

3.1. Цель обработки персональных данных в системе:

  • хранить и обслуживать данные контрагентов, в соответствии со статьями 6 и 7 Закона Украины «О защите персональных данных»;
  • обеспечить реализацию гражданско-правовых отношений, предоставлять / получать и осуществлять расчеты за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины и Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщение о правах и действия с персональными данными субъекта.

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным решением, которое дает право обрабатывать персональные данные субъекта в соответствии со сформулированной целью. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, которые позволяют идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное решение физического лица, которое дает право обрабатывать ее персональные данные, целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.2. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.3. При оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством субъекта персональных данных уведомляют о:

  • включение персональных данных в базу;
  • правах участников согласия, определенных Законом Украины «О защите персональных данных»;
  • цели сбора данных;
  • лицах, которым передаются его персональные данные.

4.4. Запрещается обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных).

5. Расположение баз персональных данных.

5.1. Указанные в разделе 2 этого Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия на обработку этих данных между субъектом персональных данных и владельцем базы персональных данных или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства выполнять требования Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (расположение) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, которое подает запрос (для физического лица - заявителя);
  • наименование, расположение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос, а также подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица - заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, сведения о владельце или распорядителя этой базы;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления.

В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения заявителя, что запрос будет удовлетворён или не удовлетворён, когда соответствующие персональные данные не подлежат передаче третьему лицу. Если данные не предоставляются, владелец базы персональных данных должен указать основания, которые определены в соответствующем нормативно-правовом акте.

Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Все работники владельца базы персональных данных обязаны соблюдать требования конфиденциальности в отношении персональных данных, информации о счетах в ценных бумагах и обороте ценных бумаг.

6.7. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорок пять календарных дней.

6.8. Сообщение об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением причин такого решения.

6.9. В сообщении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.10. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен действующим законодательством.

6.11. В сообщении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отказа.

6.12. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в уполномоченном государственном органе по вопросам защиты персональных данных, других органах государственной власти, органах местного самоуправления, уполномоченные защищать персональные данные, или в суде.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и / или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.

7.1. Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделки, копирование информации и отвечают требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо в соответствии с законом организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных. Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать для сотрудников процедуры доступа к персональным данным в соответствии с их профессиональными, служебными и трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполнение сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных;
  • обеспечить выполнение сотрудниками требований внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите данных в базах;
  • разработать порядок (процедуру) и нормы периодичности внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите данных в базах;
  • сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите данных в базах. Срок уведомления о факте нарушения - не позднее одного рабочего дня с момента обнаружения;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих согласие субъекта персональных данных на обработку этих данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных и связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • выносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать объяснения по вопросам обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, непосредственно осуществляющих обработку и / или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязательств, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, по обработке и защите данных в базах.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным и осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашение в любой способ персональных данных, которые им были доверены или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7.Особы, имеющих доступ к персональным данным и осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, с которой такие данные сохраняются, но в любом случае не более срока, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных.

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о расположении базы с его персональными данными, ее назначении и наименовании, расположении и / или месте жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение о получении этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, включая информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные;
  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе;
  • получать не позднее, чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять обоснованное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять обоснованное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем или распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, не предоставлением или несвоевременным их предоставлением;
  • на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочащих честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться в органы государственной власти и органов местного самоуправления, уполномоченные защищать персональные данные, по вопросам защиты своих прав;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта к персональным данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (расположение) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которого подается запрос, сведения о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления.

9.5. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.6. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация баз персональных данных.

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».